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Questions / réponses Sofi



Activation de votre compte et gestion de l'autosaisie

Je n'ai pas de n° de Déclaration d'activité à la Dreets

Je possède un numéro de Siret et un n° de déclaration d'activité

Mon siège n'est pas en Pays de la Loire mais je dispense des sessions dans les Pays de la Loire

Ce n’est pas un problème pour activer votre compte. Faites-le avec le Siret que le Cariforef vous a fourni.

En revanche, informez le Cariforef pour qu’il puisse l’actualiser ainsi que la Dreets.

  

Dans "annuaire/établissement", cliquez sur l’icône ci-contre ("voir les contacts"). Dans la zone, saisissez un nouveau mot de passe, puis enregistrez avec la disquette verte.

  

Dans "annuaire/établissement", cliquez sur l’icône ci-contre ("voir les contacts").

  • vérifiez dans le menu déroulant la liste des contacts pour voir s’il existe déjà,
  • sinon, cliquez sur + pour en créer un, saisissez les infos demandées et validez,
  • attention à ne pas oublier de lui donner les droits.

Dans "site administrable",

  • je choisis un ou plusieurs sites,
  • je coche "notification email" si je souhaite que la personne soit informée des modifications sur le compte.
  • Et je n’oublie surtout pas d’enregistrer avec la disquette verte.

Consultez les tutoriels vidéos suivants :

Les contacts référents seront visibles lors de votre saisie au niveau de la fiche "session".

Certifinfo et Formacode

Connecté à Sofi et riche de plus 12 000 références, CertifInfo (géré par le réseau des Cariforef et l’Onisep) est un référentiel national de certifications, qui contient principalement :

  • les diplômes et titres à finalité professionnelle délivrés au nom de l'État (enregistrés de droit au RNCP),
  • les certifications professionnelles enregistrées sur demande au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP),
  • les Certificats de qualification professionnelle (CQP) et autres certifications reconnues par les branches professionnelles,
  • les habilitations ou autres figurant à l’inventaire,
  • les préparations à des concours.

L'intitulé de la certification, l'objectif, le programme, le Formacode principal et l'éligibilité CPF sont inscrites tels quels dans Sofi. Ce sont les éléments constitutifs de la formation (F).

Avec ses 3 200 mots clés, le thésaurus Formacode (géré par le Centre Inffo) indexe vos domaines de formation au niveau de la fiche établissement.

Il permet un référencement précis sur les sites d’information dédiés à la formation professionnelle, notamment Choisir mon métier Pays de la Loire (à destination du grand public) et pro Choir mon metier Pays de la Loire (à destination des professionnels).

Voir : Comment supprimer ou ajouter les domaines de formation de mon établissement ?

Tableau de bord

 

Sessions de formation actives

 

 = sessions en cours ou à venir. Vous pouvez les modifier, les rendre inactives, y ajouter des dispositifs, et à partir d'une action, ajouter d'autres sessions.

Sessions de formation inactives dans moins d'un mois

 = sessions qui seront bientôt archivées et rendues inactives. Vous pouvez alors entrer en modification pour créer une nouvelle session.

Sessions de formation inactives

 = sessions archivées et inactives. Vous pouvez alors créer une nouvelle session à partir de l'action.

Sessions de formation publiques actives

 = sessions de formations avec un dispositif sur financement public (Programme régional de formation - PRF). Je peux ajouter une session en l'associant à un dispositif sur financement privé. Cela vous évite de recréer une formation/action complète.

 

Actions de formation en cours de saisie

 

 = actions en cours de création ou de modification par vos soins non encore envoyées au Cariforef via l’œil vert de la validation (process incomplet).

Actions de formation en attente de validation par Cariforef

 = suite à votre envoi au Cariforef via l’œil vert de la validation, actions en attente non modifiables.

Actions de formation en attente de réponses

 = actions pour lesquelles des messages sont en cours. Ces messages disparaissent une fois l'action validée par le Cariforef.

Actions de formation dont le code Certifinfo a été remplacé par le Cariforef

 = pour votre information uniquement, changement du code de votre certification dans Certifinfo.

Établissements et sites

L’établissement est l’entité juridique de votre organisme avec son numéro Siret et la raison sociale (ou enseigne) de l’Insee.

Un établissement possède a minima un site principal avec un nom d’usage et une adresse.

Dans le cas où l’organisme organise des sessions de formation en dehors de son site principal (sur plusieurs lieux donc), il faut créer autant de sites secondaires que de lieux.

Dans "annuaire/créer site", remplir les champs demandés, puis enregistrer avec la disquette verte.

Le Cariforef vérifiera les données et validera.

En attendant la validation, l'enregistrement est stocké dans le tableau de bord : "établissements et sites en attente de validation par le Cariforef". Il est alors non modifiable.

Consulter la vidéo tuto présentant la création d'un site secondaire sur Sofi.

Dans "établissement/description/domaine formation", la poubelle me permet d’en supprimer, le + me fait accéder au Formacode pour en ajouter d’autres.

  • Je tape un mot-clé (exemple : mécanique), je choisis éventuellement dans la liste déroulante,
  • je clique sur rechercher,
  • puis je sélectionne les mots que l’on me propose dans l’arborescence,
  • je valide la sélection.
  • Une fois l'actualisation de mes domaines formation effectuée, je n'oublie pas d'enregistrer avec la disquette verte.

Le Cariforef vérifiera les données et validera.

Pour en savoir plus, consultez la vidéo tuto "modifier sa fiche établissement"

 

Oui, à partir de l'icône ci-contre.

  • Je nomme l’événement,
  • je précise sa nature,
  • je fais le lien avec la page de mon site,
  • j'apporte quelques commentaires complémentaires
  • je n’oublie pas de sauvegarder avec la disquette verte.

 Toute l’information apparaîtra sur notre site Choisir mon métier Pays de la Loire.

 Consulter la vidéo tuto présentant la saisie de portes ouvertes sur Sofi.

L’organisme responsable est l’organisme qui porte la formation au niveau administratif. Celui-ci peut être le même que l’organisme dispensateur (organisme formateur) ou il peut être différent.

Par exemple, un CFA A sera organisme responsable des formations en apprentissage se déroulant au sein d’un lycée B.

Au niveau de la fiche "session", vous avez la possibilité de préciser quel est l’organisme de formation responsable de la formation. Vous aurez accès aux établissements portant le même numéro Siren que votre organisme et aux établissements qui sont rattachés à votre contact.

Le Cariforef se réserve le droit de modifier cette donnée afin d’assurer la bonne transmission des informations auprès des consommateurs de l’offre.

Formation, Action, Session, Dispositif (FASD)

Dans Sofi, la description d’une formation se résume en 4 lettres : F A S D

Pour vous aider, visualisez les tutos 5 mn chrono

Non Sofi ne gère pas les formations multi-certifiantes afin de sécuriser le fonctionnement d'éligibilité au CPF.

Les blocs de compétences d’une formation certifiante enregistrée au RNCP sont visibles sur la fiche "formation".

Il est possible de décrire une formation à validation partielle (un ou plusieurs blocs de compétences délivrés à l’issue de la formation) ou à validation totale.

Consultez, pour ce faire les tutoriels :

Bien sûr. A partir d’une session active, vous avez déjà mis, par exemple, un financement privé. Si vous cliquez (+) "dispositif" à partir de la session, vous pouvez en ajouter un autre, contrat de professionnalisation par exemple. Votre session aura ainsi deux dispositifs associés.

Si l'intitulé de la certification officielle nécessite une précision de type sigle, option, mention..., vous avez la possibilité de mentionner un complément d'information.

Le CarifOref se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Choisir mon métier Pays de la Loire.

Si l'objectif et le programme de la certification officielle nécessitent une précision, il est possible de mentionner un complément d'information.

Le Cariforef se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Choisir mon métier Pays de la Loire.

Dans le cas d'une non formation non-certifiante, vous pouvez décrire les objectifs et les programmes.

Si vous êtes en création, vous pouvez mettre l’action ou une session dans la poubelle. En revanche, si vous êtes en modification, la poubelle est inactive.

Pour rendre non visible une action ou une session, il faut cliquer sur chaque dispositif, dans "gestion", mettre l’état "inactif", puis enregistrer la saisie avec la disquette verte et valider avec l’œil vert.

Ces données proviennent d’Anotéa, mis en œuvre par Pôle emploi. Il s’agit d’un outil d’évaluation qualitative, en ligne, des formations, qui permet de recueillir et publier l’avis des bénéficiaires de formations. Cette évaluation peut se faire très simplement à partir d’un smartphone. L’objectif étant de faciliter le choix des futurs stagiaires.

L’évaluation en ligne porte sur cinq critères :

  • la qualité de l’accueil,
  • le contenu de la formation,
  • l’équipe de formateurs,
  • les moyens matériels mis à disposition,
  • l’accompagnement des stagiaires dans leur parcours.

Les établissements ont la possibilité de répondre aux évaluations laissées par les stagiaires. Les réponses seront également consultables sur le site.

L'activation de ce bouton sur le site Choisir mon métier Pays de la Loire se fera automatiquement pour tous les CFA dont les formations sont enregistrées auprès du Cariforef des Pays de la Loire.

La Mission interministérielle apprentissage préviendra les CFA de la disponibilité de ce service par e-mail, quelques jours avant sa publication.

Sur la fiche "action", plusieurs nouveaux champs vous offrent la possibilité de valoriser votre offre

  • "Mon + formation" : pour mettre en avant les atouts de votre organisme, de vos formateur.rices et de votre formation (250 caractères),
  • "URL vidéo" : pour ajouter un lien vers une vidéo Youtube ou en format MP4,
  • "URL PDF" : pour ajouter un lien vers une plaquette de présentation, un planning de formation...,
  • "URL action" : pour ajouter un lien vers la page de votre site web présentant la formation.

Sofi, Aude, Kairos et Pôle emploi

Quand vous remplissez une demande d’Aide individuelle à la formation (AIF), le nouveau bordereau de Pôle emploi vous demande de noter la référence Cariforef.

Dans votre tableau de bord, la liste de vos sessions actives affiche le code FAS (Ex : 331-14145-44232). Il convient de noter le code de la session qui vient en troisième position.

Ce code est également noté dans le bas de la fiche de l’action de formation sur notre site.

Si la formation est certifiante (avec un code CertifInfo) ou non certifiante (sans code CertifInfo), vous pouvez la créer dans Sofi. Consultez, pour ce faire, la procédure de saisie.

A partir du moment où votre formation a été validée par le Cariforef, elle apparaît obligatoirement dans Aude et Kairos, au moins 48 heures après sa validation.

En cas de soucis, vous pouvez communiquer le numéro de la session (Ex : 331-14145-44232) à Pôle emploi.

CPF

Nous vous invitons à consulter les ressources suivantes :

Les organismes dont les formations ne sont pas inscrites au RNCP ou au répertoire spécifique, peuvent en faire la demande à France compétences via sa plateforme dédiée (certifpro France compétences).

Aide à la saisie

Oui, en essayant de posséder les dernières versions. Nous vous conseillons toutefois d'utiliser Firefox.

En général, il suffit de diminuer la résolution de votre écran en appuyer simultanément sur les touches CRTL et moins du pavé numérique (-)

Les infobulles et la barre d’aide peuvent être utiles.

Au survol des icônes, une infobulle apparaît. Au survol des champs, une aide contextuelle apparaît en bas de l’écran sur fond vert. 

Par ailleurs, en cas d’oublis de saisie importants, des messages apparaissent au niveau des champs et en haut de l’écran.

Oui :

  • par mail
  • ou par téléphone au 02 40 20 40 20 : une permanence téléphonique est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 12h.

Cariforef des Pays de la Loire, 16 novembre 2021

L’œil vert de la validation

Dans le process de validation d'une formation, d'une action, d'une session, d'un dispositif, cette icône est incontournable. Pour envoyer au Carif-Oref tous les éléments que vous venez de créer ou modifier, il est indispensable de cliquer sur cette icône.
Une fenêtre s’ouvre qui reprend les éléments de votre formation jusqu’au dispositif. Valider si vous êtes ok, Annuler la saisie si vous voulez tout annuler.
Une fois validé, c’est envoyé au Carif-Oref. Tant que le Carif-Oref n’aura pas validé, vous ne pourrez pas intervenir dessus.
Dans votre tableau de bord, l’action sera stockée dans Actions en cours de validation par le Carif-Oref.

 

Votre barre d'icônes

 

    

 = Enregistrer/Sauvegarder la saisie en cours pour ne pas perdre votre saisie

 

 

 = Annuler la saisie en cours
 

 

 

 = Supprimer l’enregistrement de tout ce que vous êtes en train de faire

 

 

 = (cf ci-dessus)
 

 

 

 = Envoyer un message au Carif-Oref
 

 

 

 = Vous avez un message du Carif-Oref
 

 

 

 = Retour à l’écran précédent

 

D'autres icônes

 

    

 = Ajouter un élément. Ce peut être un nouveau site, contact, action, session ou dispositif

 

 

 = Cette petite loupe permet d'accéder à une liste de résultats

 

 

 = Plier / Déplier