Assistant de direction

Niveau 4 (Bac, Bac Pro, BP, Titres ou équivalents)

- Assurer la gestion des agendas professionnels individuels et/ou partagés du dirigeant/chef de service, en utilisant des outils de gestion dédiés et des assistants virtuels intelligents (IA) (synchronisation, rappels automatiques…), afin d’optimiser la planification de leurs activités en fonction des besoins, des urgences et des contraintes de l’entreprise/du service. - Organiser la participation aux événements professionnels du dirigeant/chef de service, en procédant à leur p... lanification et à la gestion des réservations associées, selon les besoins spécifiques, notamment relatives aux situations de handicap, dans le respect des exigences RSE (critères de durabilité de la politique voyage, sélection de partenaires ayant des pratiques écoresponsables…) et de la politique de coûts de l’entreprise, afin de garantir une logistique fluide des déplacements. - Gérer le flux des communications courantes du dirigeant/chef de service, en filtrant ses appels selon ses priorités et les besoins du service, et en procédant au tri de son courrier/de ses emails (catégorisations automatiques…), afin de faciliter son organisation et lui permettre de répondre à ses interlocuteurs en temps utile. - Représenter le dirigeant/chef de service dans les échanges avec les parties prenantes internes et externes de l’entreprise (collaborateurs, managers, clients, partenaires, fournisseurs…), en veillant à retranscrire fidèlement ses positions ou les messages spécifiques à transmettre, afin de contribuer au développement de ses relations professionnelles. - Assurer un rôle d’interface et de coordination entre le dirigeant/chef de service et les différents services de l'entreprise (fonctions finance, ressources humaines…), en relayant les informations, données et documents nécessaires (notes de frais, informations administratives…) dans les délais impartis, afin de garantir la mise en œuvre fluide des processus internes. - Réaliser une veille régulière en lien avec les actualités et enjeux de l’entreprise (concurrence, évolutions législatives/réglementaire, outils…), en mobilisant des sources fiables et diversifiées, afin de faire remonter les informations utiles au dirigeant/chef de service. - Repérer les besoins spécifiques et difficultés organisationnelles du service/de l’entreprise, en identifiant les dysfonctionnements et points de blocage dans les interactions avec la Direction et dans les processus (échanges informels, signaux faibles, observations directes…), afin d’informer le dirigeant/chef de service et permettre l’élaboration de propositions d’amélioration adaptées. - Elaborer des propositions d’optimisation des processus de travail de l’entreprise (automatisation des tâches répétitives, mise en place d’outils spécifiques, de réunions…), en tenant compte des contraintes de l’entreprise, des besoins spécifiques des personnes en situation de handicap et des exigences normatives et réglementaires, afin de faciliter l’exécution des tâches et missions et fluidifier le fonctionnement de l’entreprise. Voir plus

- Procéder au recueil ou à la diffusion des données et informations demandées ou nécessaires au fonctionnement de l’entreprise/du service, en sélectionnant les sources/destinataires et canaux selon l’objectif poursuivi, et en veillant à leur fiabilité, leur accessibilité et leur sécurité, afin de permettre leur traitement, dans le respect de la réglementation applicable (RGPD). - Organiser le stockage des documents et données internes de l’entreprise, en structurant les do... ssiers et répertoires à l’aide d’outils numériques ou de l’IA et en procédant à leur numérisation (GED), selon les besoins organisationnels et besoins métiers, tout en prenant en compte les exigences de sécurité et d’accessibilité aux collaborateurs en situation de handicap, afin de permettre un accès rapide, fiable et sécurisé aux informations. - Mettre en œuvre les procédures de sauvegarde des documents de l’entreprise, en application des règles fixées par la DSI selon le niveau de criticité des données concernées, et en utilisant les solutions numériques adéquates (sauvegarde cloud, serveurs distants…), afin de minimiser les risques de perte de données et permettre leur récupération au besoin. - Organiser l'archivage des données et documents de l’entreprise, en conformité avec la réglementation applicable (RGPD…) et les normes/ processus internes liés à leur conservation, leur classification et leur destruction, afin de garantir la traçabilité des documents et la conformité de l’entreprise. - Organiser la mise en place des espaces de travail de l’entreprise/du service, en veillant à leur conformité (sécurité incendie…) et leur adaptation selon le mode d’organisation (flex office, télétravail/présentiel…) et en coordonnant les interventions des prestataires et services internes, afin de garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et conforme aux besoins des équipes. - Assurer la gestion des commandes de fournitures et consommables de l’entreprise/du service, en assurant leur réception, suivi et réapprovisionnement et en surveillant les coûts associés et les niveaux de stock à l’aide d’outils numériques, afin de garantir la disponibilité des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise/du service. - Elaborer des documents supports destinés aux équipes (procédures internes, consignes de sécurité, modes d’utilisation des espaces et outils partagés, livret d’accueil…), en veillant à leur clarté, leur conformité, leur accessibilité aux collaborateurs en situation de handicap et leur actualisation, afin de faciliter l’intégration des collaborateurs, l’appropriation des règles de fonctionnement interne et la bonne utilisation des environnements de travail. - Accueillir les clients et partenaires de l’entreprise (fournisseurs, sous-traitants…), en français et/ou en anglais, au téléphone ou physiquement, en leur présentant l’entreprise/le service et en les orientant selon leurs besoins (personne, service…), tout en prenant en compte, dans les conditions d’accueil, les différences culturelles et les éventuelles situations de handicap rencontrées, afin de participer à l’image positive de l’entreprise et de l’expérience vécue par le client/partenaire. - Assurer un rôle de relais entre les clients/partenaires de l’entreprise et les différents services de l’entreprise, en facilitant la communication des informations et demandes et en s’assurant de leur traitement conforme, dans le strict respect des limites de ses attributions et des consignes/délégations reçues, afin de renforcer la qualité des relations professionnelles de l’entreprise. - Gérer les situations difficiles ou conflictuelles avec les clients et partenaires de l’entreprise, en adoptant une posture et des techniques de communication adaptées et en mobilisant les ressources internes disponibles, afin de favoriser leur résolution et favoriser le maintien d’une image positive de l’entreprise. - Assurer la gestion des factures clients et fournisseurs, en dématérialisé ou non, en procédant à leur vérification, leur traitement, leur suivi et leur archivage, en lien avec les services de comptabilité, afin de garantir la conformité des processus et le respect des échéances des opérations. - Concevoir et mettre à jour des outils de suivi de l’activité de l’entreprise/du service (tableaux de bord, planning…), en s’appuyant sur des solutions numériques et en y intégrant les informations et indicateurs nécessaires selon l’activité/le service, afin de centraliser les informations et alerter en cas d’écarts entre le prévisionnel et le réel. - Elaborer des synthèses, notes et comptes-rendus de réunions, en résumant les points clés, les décisions prises et les actions menées/ à mener, en s’appuyant sur les outils numériques et d’intelligence artificielle générative, et en veillant à leur accessibilité aux personnes en situation de handicap, afin de garantir la traçabilité des échanges et des activités du service. Voir plus

- Centraliser les informations nécessaires à l’organisation de l’événement (enjeux, objectifs, contenu…), afin de permettre son organisation et sa planification, dans le respect des obligations réglementaires et des contraintes identifiées. - Planifier les événements internes et externes de l’entreprise, en élaborant un rétroplanning à partir des objectifs, du calendrier et des contraintes définis et en affectant les ressources disponibles, afin de garantir une organisatio... n fluide. - Contrôler le respect de la planification fixée et du budget alloués à l’événement de l’entreprise, en utilisant les logiciels et outils de suivi dédiés et en procédant aux mises à jour d’information nécessaires, afin d’identifier les écarts et/ou dysfonctionnements et en faire part aux parties prenantes/à la hiérarchie. - Coordonner la logistique et les interventions des différentes parties prenantes impliquées dans l’organisation de l’événement, en assurant une communication fluide entre les différents acteurs, en amont et lors de l’événement, afin de contribuer à l’atteinte des objectifs fixés. - Créer des contenus en lien avec les événements de l’entreprise en soutien des équipes marketing et communication, en adaptant leur format selon les destinataires, les canaux (traditionnels, digitaux) et les objectifs visés, et en veillant à leur accessibilité aux destinataires en situation de handicap, afin de valoriser l’image de l’entreprise et sa dynamique. - Déterminer, en collaboration avec les équipes métier, les critères de sélection des outils numériques et logiciels nécessaires à la gestion de projets de l’entreprise, en tenant compte des besoins spécifiques des équipes (agilité, optimisation des processus, meilleure accessibilité…), notamment ceux des collaborateurs en situation de handicap, des exigences et contraintes normatives (RSE, RGPD, qualité…) et en tenant compte des solutions technologiques déjà en place, afin d’en garantir l’adéquation. - Tester les nouveaux outils de gestion de projets, en les manipulant selon les scenarios d’utilisation définis et en effectuant des retours sur leur ergonomie et leur efficacité, afin de contribuer à l’évaluation de leur performance et de leur adéquation aux besoins. - Formaliser un mode opératoire pour la gestion des projets de l’entreprise, en application des politiques internes applicables (RSE/pratiques responsables, inclusion, qualité …), et en s’appuyant sur les ressources internes ou externes dédiées selon les thématiques, afin de faciliter et encourager leur mise en œuvre dans le cadre des projets. - Vérifier l’application, dans le cadre des projets, des normes et règles internes relatives à la sécurité informatique et à la protection des données, en s’appuyant sur les référentiels et procédures établies et en collaboration avec la DSI et le DPO (Data Protection Officer) de l’entreprise, afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées. Voir plus