Développer et diriger des projets
Transverse * Appliquer les principes du management par la qualité. * Appliquer les principes du développement durable. * 1.1. Conseil en stratégie de projets 1.1.1.Analyse stratégique · Identifier et définir les Domaines d’Activités Stratégiques [DAS] de l’entreprise (segmentation stratégique) afin de déterminer à moyen et à long terme les opportunités de création ou d'acquisition de nouvelles activités ainsi que les nécessités de déve...
loppement ou d'abandon d'activités actuelles. · Etablir un diagnostic externe / interne de l’entreprise et / ou de ses différents DAS par rapport aux facteurs externes [politiques, économiques socio-culturels, technologiques, écologiques, légaux, clientèle ciblée, fournisseurs, forces concurrentielles présentes etc.] et internes [ressources humaines, matérielles, savoir-faire et compétences] afin de qualifier/quantifier les attraits du marché des activités et les atouts dont dispose l’entreprise pour les maintenir et/ou les développer. · Déterminer en conséquence les facteurs clefs de succès des DAS et leur degré de maîtrise. · Structurer le portefeuille d’activités de l’entreprise au regard du diagnostic réalisé en positionnant les DAS sur une matrice stratégique : Cartographier les DAS en utilisant les matrices stratégiques (exemples : matrice Mac Kinsey ou ADL, etc.) ; Evaluer les DAS, les analyser en intégrant les facteurs-clés de succès et leur degré de maîtrise ; Déterminer les relations et synergies entre les différents DAS. · Elaborer une stratégie d’ensemble conduisant à l’équilibre du portefeuille d’activités, intégrant des scenarios opérationnels. · Formaliser et présenter les résultats de l’analyse stratégique en vue de faciliter la prise de décision des décideurs (direction générale, comité directeur, etc.) quant à la définition et/ou la mise en œuvre d’une stratégie de projets. * 1.1.2.Elaboration de la stratégie de projets · Structurer les projets en portefeuilles et/ou en programmes de projets selon leur nature en optimisant les éventuelles synergies entre eux conformément à la stratégie d’ensemble pour équilibrer le portefeuille d’activités. · Etablir et formaliser l’ordonnancement des projets, des portefeuilles de projets ou des programmes (un schéma directeur prospectif) - à moyen et à long terme - selon les priorités établies et en cohérence avec la politique de l’entreprise, les contraintes éventuelles et les projets eux-mêmes. * 1.2. Etude avant-projet et initiation du ou des projets * 1.2.1. Etude d’opportunité [de chaque projet] · Analyser les besoins afin d’identifier les enjeux stratégiques et les principaux objectifs opérationnels, les points à traiter ou les opportunités à saisir, les parties prenantes et le périmètre de chaque projet. Définir le projet avec précision. · Analyser et comparer la valeur des projets afin de sélectionner les plus pertinents : Déterminer, évaluer et hiérarchiser les risques de chaque projet, les caractériser qualitativement et quantitativement. Analyser les impacts sur chaque projet. Evaluer la rentabilité (VAN, TRI, analyse du retour sur investissement – RSI ou ROI, rentabilité de synergie entre les projets) de chaque projet priorisé, afin de s’assurer de la viabilité du projet, de sa valeur (création / préservation de la valeur) et de sécuriser la prise de décision. · Elaborer des scenarios d’organisation pour la mise en œuvre de chaque projet, en définissant les options possibles, leurs aspects opérationnels et indicateurs de réussite. Emettre des recommandations. · Accompagner la prise de décision des décideurs (direction générale, comité directeur, etc.) en argumentant sur l’intérêt du retour d’investissement et de la rentabilité de synergie des futurs projets avec les anciens projets. * 1.2.2. Lancement du projet ou des projets · Etablir et formaliser un contrat ou une charte projet autorisant sa mise en œuvre et présentant sa feuille de route (nommer le responsable de projet, définir les objectifs techniques, commerciaux et économiques du projet). · Identifier les parties prenantes. · Etablir et formaliser une présentation du projet et de ses impacts sur les métiers de l’entreprise afin d’expliquer le changement. · Valider le lancement du projet avec les décideurs. * 1.3. Veille stratégique permanente · Organiser un système de veille stratégique permanente en adéquation avec la politique de l’entreprise afin d’enclencher un processus récurrent d’analyses stratégiques. · Adapter les projets en fonction des évolutions et variations de l’environnement identifiées, des opportunités et risques associés et de leurs impacts potentiels.
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Piloter et gérer des projets
2.1. Planification du projet [contenu, échéancier, coûts, risques, communications, qualité, achats. Etablissement du plan directeur de projet et du plan de management de projet (plans du projet] Planification du contenu · Recenser les données utiles à la conduite du projet auprès des parties prenantes (services, utilisateurs finaux, fournisseurs, etc …). · Etablir et formaliser le cahier des charges fonctionnel du projet. Planification de l’échéancier · Déte...
rminer et organiser les activités, les lots de travaux, les macro-tâches et les tâches élémentaires du projet. Prévoir les modalités de suivi. · Etablir un organigramme des tâches en utilisant un logiciel adapté. · Estimer et affecter les ressources humaines nécessaires à la réalisation des différentes activités du projet en tenant compte de leur disponibilité. · Séquencer les activités du projet et en estimer la durée en prenant en compte les ressources humaines nécessaires et leur disponibilité · Elaborer un échéancier après avoir identifié les contraintes. Planification des coûts · Estimer les coûts et déterminer le budget opérationnel du projet afin d’établir une référence de base des coûts approuvés. Planification des risques · Identifier, évaluer, hiérarchiser et documenter les risques associés au projet (retards, absences, malfaçons, accidents, dépassements budgétaires, environnement, etc…). · Définir le traitement des risques (jalons de contrôle, actions préventives et correctives) afin d’anticiper les éventuels problèmes liés à leur manifestation. · Etablir et formaliser un registre des risques. Planification des communications · Identifier et définir la communication interne du projet [entre les parties prenantes du projet]. Etablir et formaliser le plan de communication interne du projet. · Identifier et définir la communication décisionnelle du projet. Etablir et formaliser le plan de communication décisionnelle du projet. · Assurer la communication promotionnelle en faisant part aux parties prenantes concernées des résultats obtenus sur le projet. Planification de la qualité · Fixer, en concertation avec le décideur, les indicateurs significatifs des objectifs, des normes et de la qualité des livrables du projet. · Identifier et définir en concertation avec le décideur et les dispositions prises (les outils, méthodes, procédures, ressources et revue, les modes de traitement des anomalies) pour garantir la conformité des livrables avec les exigences normatives du maître d’ouvrage et du maître œuvre et la qualité des livrables avec les exigences spécifiées pour la réalisation du projet. · Etablir et formaliser le plan d’assurance qualité. Planification des achats · Définir la stratégie d’approvisionnement (en interne, fournisseurs / prestataires du panel ou nouveaux fournisseurs / prestataires). · Déterminer les besoins en achats (matériels et immatériels). · Planifier et organiser les achats : Identifier / repérer les éventuels fournisseurs Etablir et formaliser les cahiers des charges en précisant les clauses commerciales, logistiques et juridiques concernant les contrats fournisseurs. 2.2. Réalisation et exécution du projet 2.2.1. Gestion des parties prenantes · Diriger l’équipe du projet en fonction des compétences requises, des rôles et objectifs individuels et collectifs définis · Développer les compétences individuelles et collectives de l’équipe projet en améliorant de façon continue les capacités individuelles des parties prenantes (par exemple par la formation) et en favorisant leur interaction pour créer de nouveaux comportements ou résultats dans le projet. · Mobiliser, animer et motiver l’équipe projet en utilisant les méthodes et techniques de management adaptées au contexte et à la population. 2.2.2. Traitement des risques · Mettre en œuvre ou coordonner la mise en œuvre des actions préventives planifiées et éventuellement déterminer les actions correctives adaptées aux risques identifiés. Ajuster en conséquence le projet. 2.2.3. Mise en œuvre de l’assurance qualité · Contrôler la mise en œuvre du projet et les différentes réalisations (livrables intermédiaires) selon les modalités définies (critères, outils, périodicité etc.) au sein du plan d’assurance qualité et les valider. En cas de non-conformité, définir des plans d’actions et coordonner leur mise en œuvre. 2.2.4. Mise en place de la relation contractuelle avec les fournisseurs · Sélectionner les fournisseurs / prestataires (contrat cadre, contrat en régie, contrat au forfait) répondant aux besoins, selon la liste des critères définis (coût, délai, etc.) et en conformité avec les exigences légales et règlementaires relatives au contrat. · Suivre la mise en œuvre des contrats avec les fournisseurs / prestataires en mesurant la performance au moyen d’indicateurs. Anticiper et établir des avenants au contrat en cas de besoin · Recueillir, traiter et transmettre les informations et la documentation nécessaires à la réussite du projet, auprès de l’ensemble des acteurs concernés. · S’assurer de la bonne compréhension des informations et de la documentation. 2.2.5. Diffusion des informations et de la documentation 2.2.6. Demande des modifications · Anticiper les évolutions internes ou externes pouvant impactées la réalisation du projet en faisant appel aux méthodes traditionnelles ou agiles. · Identifier en conséquence des modifications sur le projet et les évaluer en termes de bénéfices, de contenu, de ressources, de délais, de coûts, de qualité et de risques. Les proposer aux acteurs concernés 2.3. Maîtrise du projet · Suivre la réalisation du projet, en établissant et en exploitant au fil de l’eau, un tableau de bord des processus du projet. · Evaluer la réalisation du projet à l’aide d’outils de gestion et de pilotage et selon les indicateurs définis dans le plan de management de projet : Mettre en évidence les écarts entre prévisions et réalisations sur le projet en termes de coûts et délais. Proposer des actions correctives. Déterminer le niveau de risque du portefeuille de projets (somme des risques de l’ensemble des projets pondérés par l’importance stratégique de celui-ci). Optimiser l’allocation des ressources en fonction des résultats passés. · Faire approuver les demandes de modifications par les parties prenantes et modifier le plan directeur de projet le cas échéant. · Adapter l’organisation du projet et sa documentation aux modifications approuvées. En cas d’évolution substantielle, valider les changements et les réorientations décidés par le comité de pilotage du projet. 2.4. Clôture du projet · Contrôler la conformité des livrables finaux au regard des critères définis dans le PAQ et du cahier des charges fonctionnel. Etablir en conséquence le procès-verbal de réception. · Valider la réception définitive du projet en transférant au commanditaire l’ensemble des informations et des risques liés à l’exploitation de l’ouvrage. En cas de validation partielle, prévoir une seconde réception. · Organiser la mise en exploitation / en production des livrables du projet pendant la période de garantie. · Être en appui pendant la période de garantie en cas de problématique rencontrée. · Mettre à jour la configuration et la documentation du produit en tant que livrable à la fin de la période de garantie. · Recueillir, compiler et répertorier l’ensemble des informations relatives au projet au sein du système de gestion (recueil, stockage, diffusion) de la documentation définie pour capitaliser l’expérience acquise. · Réaliser le retour d’expérience côté maîtrise d’ouvrage et côté maîtrise d’œuvre.
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Créer une activité en management de projets
3.1. Création de l’offre en prestation de conseil · Générer l’idée d’un projet de cabinet-conseil. · Déterminer les types de prestations (études, expertises, conseils, projets, formation, coaching, AMOA …), leur niveau de prix (prestation au forfait ou en régie), leur commercialisation et les actions de promotion et de publicité nécessaires à leur vente : Choisir les cibles et le positionnement de l’offre Définir les éléments du mix marketing : la politique de pro...
duit, de prix, de distribution, de communication · Développer une organisation commerciale adaptée aux besoins des clients. · Modéliser les processus (support, production, pilotage) du cabinet conseil, en définir les données d’entrées et de sorties, les acteurs etc. · Estimer le coût des processus. · Décider en conséquence de sous-traiter ou d’externaliser et l’organiser. · Définir une implantation optimisée (lieu, propriétaire, locataire, etc.) par rapport aux analyses externe et interne du secteur d’activité. En estimer les coûts. · Choisir le régime juridique et fiscal de la création d’entreprise de services / prestations intellectuelles. · Etablir un compte de résultat prévisionnel de l’activité de conseil. 3.2. Veille commerciale et marketing de l’activité de conseil · Entretenir de manière permanente une veille commerciale et marketing de manière à identifier les clients à prospecter. · Contrôler au fil de l’eau la pertinence des produits du cabinet-conseil au regard du marché. · Analyser l’évolution de l’offre en conseils auprès de ces clients pour définir des prestations en réponse à leurs besoins. 3.3. Analyse et définition du besoin des clients · Analyser la demande du client. Vérifier la cohérence de la demande avec les enjeux stratégiques du client. · Identifier / définir le cadre [contexte, enjeux, objectifs et besoins, résultats attendus] du projet : les objectifs quantifiés du projet, les exigences, les limites, les appels à variantes éventuels et le cadre de réponse des livrables, les engagements, les rôles, les responsabilités, les autorités et les délégations des parties prenantes du projet, les exigences et besoins en information et en communication des parties prenantes du projet. · Formaliser le cahier des charges fonctionnel. · Négocier au besoin avec le client, les conditions et modalités de mise en œuvre (délais, valeur, qualité, spécifications fonctionnelles et techniques, ressources) du projet. · Ajuster / Faire valider le cahier des charges fonctionnel par le client. 3.4. Etablissement de l’offre et contractualisation · Etablir et formaliser une proposition technique et financière concernant le projet. La présenter au client pour lever tout doute, répondre aux questions et obtenir un engagement contractuel. · Préparer la négociation commerciale. · Participer à la rédaction d’un contrat de prestation / de vente en management de projet en conformité avec l’offre / la proposition commerciale validée et dans le respect des conditions générales de ventes et de la règlementation en vigueur. 3.5. Suivi de la prestation de conseil · Suivre la réalisation de la prestation de conseil, à l’aide d’un tableau de bord de suivi. · Anticiper et gérer les modifications de la prestation de conseil demandées par le client. · Mettre en place de nouvelles opportunités de réalisation de la prestation et les faire valider par le client. · Gérer les actions correctives en cas de dérive de la prestation par rapport au prévisionnel. · Organiser et mettre en œuvre un suivi du projet après la clôture pour vérifier la réussite de son exploitation et évaluer les nouveaux besoins éventuels. Assurer un suivi de la relation client dans une optique de fidélisation.
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