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Financement de la formation à distance



 

En Foad, quels justificatifs de présence nécessaires pour les financeurs ?

Fondements juridiques

Les informations relatives à l'organisation du parcours sont rendues accessibles par le dispensateur d'actions de formation, par tout moyen, aux bénéficiaires et aux financeurs concernés (Article R6313-2 du code du travail).

La réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant (Article R6313-3 du code du travail).

La mise en œuvre d'une action de formation en tout ou partie à distance comprend :

  • Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours,
  • Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne,
  • Des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation (Article D6313-3-1 du code du travail).

Dans le cadre d’une formation en distanciel, il ne s’agit pas directement de justifier de la présence de l’apprenant (d’un participant) mais de justifier de la réalité de l’action de formation en fournissant des éléments probants de sa réalisation (Article R6113-3 du code du travail) à la vue des exigences fixées par les conditions spécifiques voulues pour la formation à distance (Article D6313-3-1 du code du travail). Une des difficultés réside dans l’interprétation de ce que peuvent être les éléments probants de la mise en œuvre de l’information des bénéficiaires sur les activités à réaliser et leur durée, la mise en œuvre de l’assistance technique et pédagogique et des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.  Il est donc conseillé pour tout organisme de formation de vérifier auprès des financeurs ce qu’ils attendent comme justificatifs de la réalisation des actions.
Des éléments de réponse sont données par le Guide des formations multimodales (collectif FFFOD) :

Concernant les pièces justificatives des séquences FOAD, "il s’agit principalement de la description des activités pédagogiques et des évaluations réalisées par le stagiaire ainsi que des types de preuves attestant de la réalisation de ces dites activités et évaluations." (ex : extraction de LMS, scores, preuve de dépôt de documents… cf Tableau 1 p13 et Tableau 6 p19 du guide).

"Ces éléments peuvent également être complétés par un protocole individuel de formation (PIF) – tel que défini dans la circulaire DGEFP du 20 juillet 2001–. Pour rappel, le PIF n’est pas obligatoire mais préconisé par le FFFOD. Il sera alors considéré comme un avenant pédagogique à la convention de formation" (cf Page 11 - Pièces justificatives et éléments de traçabilité).

Ce PIF permet entre autre de répondre aux exigences d’informations sur l’organisation du parcours (Article R6313-2 du code du travail) et d’information sur les conditions de réalisation du parcours (Article D6313-3-1 du code du travail).

Les temps de connexion ne sont plus un élément de preuve obligatoire à fournir au financeur mais il est nécessaire que les temps d’autoformation en FOAD soient planifiés, organisés, identifiés, encadrés, sur des jours/heures clairement annoncés (Cf Page 22 du guide FFFOD, question 4 - Foire aux questions).

 

Exemples

D’autres éléments de réponses sont donnés par  2 extraits du webinaire "Le FFFOD se mobilise pour la formation à distance" du 24 mars 2020 qui traitent de la question des documents justificatifs pouvant être fournis.
 
"Plus besoin de fournir une alternative aux feuilles d’émargement qui serait par exemple le relevé des temps de connexion. C’est tout élément probant permettant de démontrer la réalité de l’action de formation réalisée à distance" - Sabrina Dougados, avocate au cabinet Fromont Briens - (11’45 à 12’).

Comment se fait la valorisation de la formation à distance par rapport à de la formation présentielle : facturation par connexion, temps passé réel ... ?
"Le principe c’est une offre de formation établie sur une base de durée moyenne (et non pas des temps effectivement passés) On est sur des idées de prime forfaitaire, déconnectée des temps effectivement passés en formation." - Sabrina Dougados, avocate au cabinet Fromont Briens - (1h19’23’’ à 1h21’)

 

Réponses des financeurs

Région des Pays de la Loire

Elle précise dans ses appels d’offres d’achat de prestation de formation ses attentes sur le sujet :

"Pour les séquences de formation ouverte ou à distance, l’organisme justifie de l’assiduité des stagiaires par la production :

  • des justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés,
  • des informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation,
  • des évaluations spécifiques, organisées par l’organisme de formation, qui jalonnent ou terminent la formation.

Dans l’attente du déploiement progressif de l’outil dématérialisé, le titulaire transmet tous les mois à la Région, pour chacun des stagiaires, en complément des feuilles d’émargement, une attestation d’assiduité, pour les séquences de formation ouverte et à distance organisées par l’organisme de formation. Cette attestation d’assiduité indiquera la durée estimée, le nombre et la nature des travaux rendus ainsi que la participation aux évaluations (annexe 8). L’organisme de formation s’engage à conserver les justificatifs de travaux réalisés par le stagiaire, les informations et données relatives au suivi, à l’accompagnement et à l’assistance dont a bénéficié le stagiaire au cours de sa formation ainsi que les évaluations correspondantes et ce, afin de les produire, le cas échéant, sur demande de la Région jusqu’au 31 décembre 2028." - Page 29 du CCTP Région formations VISA Métiers 2021-2024 (41 lots).

Suites aux annonces du Gouvernement le 14 mars 2020, La Région des Pays de la Loire a par ailleurs précisé ces éléments dans une communication aux organismes de formation menant une action de formation professionnelle continue avec un financement de la Région des Pays de la Loire en date du 18 mars 2020.

 

Caisse de dépôts et de consignations (CDC)

Elle assure la prise en charge du coût pédagogique des actions mises en œuvre dans le cadre du Compte personnel de formation précise ses attendus dans les conditions particulières d’utilisation de l’application "mon compte formation" pour les organismes de formation (chapitre 3, article 5.2 – Pièces attestant du service fait) :

"Lorsqu’il en reçoit la demande, l’Organisme de formation dispose d’un délai de 5 (cinq) jours ouvrés pour transmettre les pièces justificatives demandées. La Caisse des dépôts peut notamment demander à l’Organisme de formation, à tout moment pendant une période de 4 (quatre) ans à compter de l’exécution de la formation, toutes pièces justifiant la réalisation de la formation, l’accompagnement du Stagiaire, ou bien la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation de la formation.
A défaut de transmission des pièces demandées, la Caisse des dépôts pourra suspendre le versement dû.
 
Les pièces suivantes pourront notamment être produites par les organismes de formation pour justifier de l’exécution des prestations :

  • les documents relatifs à la formation remis au stagiaire,
  • les évaluations organisées,
  • les logins de connexion pour les formations ouvertes ou à distance,
  • les relevés de fréquentation pour les formations en ligne rendant compte des durées et horaires de connexions,
  • les justificatifs permettant d’attester de la réalisation de travaux à distance,
  • les justificatifs permettant d’attester d’un accompagnement pour les formations à distance ou en ligne, dont les relances,
  • l’attestation de passage de la certification (ou à défaut l’attestation de réussite de la certification),
  • les feuilles de présence ou toutes pièces attestant la réalisation de l’action."